CONTROLLING (PENGENDALIAN)

P E N G E R T I A N

Earl P.Strong “ controlling is the process of regulating  the various factors in an enterprise according to the requirement of its plans “

Harold Koontz “ control is the measurement and correction of the performance of subordinates ini order to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain then are accomplished”

G.R Terry “ controlling can be defined as the process of determining what is to accomplished, that is the standard, what is being accomplished, that is the performance, evaluating the performance and if necessary applying corrective measure so that performance takes place according to plans, that is, in conformity with the standard”

T U J U A N

1. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan ketentuan dari rencana.
2. Melakukan tindakan perbaikan (corrective) jika terdapat penyimpangan penyimpangan (deviasi)
3. Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya.

ASAS ASAS PENGENDALIAN

Asas asas pengendalian menurut pendapat dari Harold Koontz dan Cyril O’Donnel sebagai berikut:

1. Asas tercapainya tujuan artinya pengendalian harus ditujukan kea rah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari pentimpangan penyimpangan dari rencana.
2.  Asas efiensi pengendalian artinya pengendalian itu efesien, jika dapat menghindari penyimpangan dari rencana, sehingga tidak menimbulkan hal hal lain yang di luar kemampuan.
3. Asas tanggung jawab pengendalian artinya pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengendalian terhadap masa depan artinya pengendalian yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan penyimpangan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengendalian langsung, artinya teknik control yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas baik. Pengendalian itu dilakukan oleh manajer, atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan rencana adalah mengusahakan sedapat mungkin para  karyawan memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleksi rencana artinya pengendalian harus disusun dengan baik sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi, artinya pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dengan bawahanya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manager, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengendalian individual, artinya pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengendalian harus ditujukan terhadap kebutuhan kebutuhan akan informal setiap manajer.Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain tergantung pada tingkat dan tugas manajer.
9. Asas standart artinya pengendalian yang efektif dan efesien memerlukan standard yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
10. Asas pengendalian terhadap strategis artinya pengendalian yang efektif dan efesien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap factor factor yang strategis dalam perusahaan.
11. Asas kekecualian, artinya dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap factor factor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama.
12. Asas pengendalian fleksibel artinya pengendalian artinya pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas peninjauan kembali artinya system  pengendalian harus ditinjau berkali kali agar system yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan artinya pengendalian dapat dilakukan apabila ada ukuran ukuran untuk mengoreksi penyimpangan penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.

JENIS JENIS PENGENDALIAN

1.   Pengendalian karyawan karyawan, pengendalian karyawan, pengendalian ditujukan kepada hal hal yang ada hubungana dengan kegiatan karyawan. Misalnya apakah karyawan bekerja sesuai dengan rencana, perintah, tata kerja, disiplin, absensi dll
2. Pengendalian keuangan, pengendalian ini ditujukan kepada hal hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaranya.
3. Pengendalian produksi, pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standard rencananya.
4. Pengendalian waktu, pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, apakah waktu untuk mengerjakan suatau pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
5. Pengendalian teknis, pengendalian ini ditujukan kepada hal hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
6. Pengendalian kebijaksanaan, pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan.
7. Pengendalian penjualan, pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan yang target yang ditetapkan.
8. Pengendalian inventaris, pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.
9.  Pengendalian pemeliharaan, pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah semua inventaris perusahaan dan akntor dipelihara dengan baik atau tidak, dan jika ada yang rusak apa kerusakanya, apa masih dapat diperbaiki atau tidak.

PROSES PENGENDALIAN

1. Menentukan standard standard yang akan dipergunakan dasar pengendalian.
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang akan dicapai
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard dan menentukan penyimpangan  yang mungkin terjadi.
4. Melakukan tindakan perbaikan , jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

CARA CARA PENGENDALIAN

1.       Pengawasan lansung

Adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer. Manajer memeriksa yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya hasilnya sesuai dengan yang dikendakinya.

2.       Pengawasan tidak langsung adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan yang diberikan oleh bawahan. Laporan ini dapat berupa lisan atau tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil hasil yang telah dicapai.

3.       Pengawasan tidak lansung

Adalah pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standard yang diharapkan. Pengendalian semacam ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung manajer.

4.       Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standard yang diharapkan. Pengendalian semacam inidilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.

MACAM MACAM PENGENDALIAN

1. Internal Control, adalah pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahanya. Cakupan dari pengendalian ini meliputi hal hal yang cukup luas baik pelaksanaanya tugas, prosedur kerja, kedisplinan keryawan dan lain lain. Audit control adalah pemeriksaan atau penilaian atas masalah masalah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan. Jadi pengawasan atas masalah khusus yaitu tentang kebenaran pembukuan suatu perusahaan.
2. External Control, adalah pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar. Pengendalian ekstrem ini dapat dilakukan secara formal atau informal, misalnya pemeriksaan pembukuan oleh kantor akuntan dan penilaian yang dilakukan oleh masyarakat.
3. Formal Control, adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstrem. Misalnya pemeriksaan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) terhadap BUMN dan lain lain. Dewan Komisaris PT bersangkutan.
4. Informal Control, adalah penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun tidak langsung. Misalnya melalui media massa cetak atau elektronik dan lain lainya.

Sumber :

Hasibuan, Malayu, 1986, Dasar, Pengertian dan Masalah, PT.Gunung Agung, Jakarta